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Das Bestellformular

Alle Einrahmungsarbeiten beginnen und enden mit dem Ausfüllen eines Scheines: dazwischen dient ein weiterer Schein als Leitfaden. Der Einrahmer sollte die Wichtigkeit der Formulare nicht unterschätzen.

Eine von uns durchgeführte Statistik ergab, daß nur ca. 20% der Einrahmer ein Formular ausfüllen. Oft werden die Daten auf irgendeinen Zettel oder auf die Rückseite des einzurahmenden Bildes oder Druckes geschrieben. Doch das Bestellformular ist sehr wichtig für die Organisation und für das Image des Einrahmers gegenüber der Kundschaft. Das Bestellformular kann mit der Hand oder, falls der Einrahmer ein Computer-Programm besitzt, mit dem Computer ausgefüllt werden. Es muß folgende Daten enthalten:

Schutzklauseln für den Einrahmer - (Seitenanfang)
In einigen Bestellformularen liest man “Drohsätze” des folgenden Typs:
- 6 Monate nach Abholtermin gehen die Bilder in unser Eigentum über.
- Wir haften nicht für Diebstahl oder Beschädigung der vom Kunden erhaltenen Bilder. Diese Formeln sind nicht rechtskräftig und können außerdem den Kunden verärgern. Man sollte vielmehr eine Versicherung gegen Diebstahl und Beschädigung der Bilder des Kunden abschließen. Der Satz: “Die Bilder des Kunden sind gegen Diebstahl und Beschädigung versichert” würde von der Kundschaft viel positiver aufgenommen.
Auch Sätze wie “Es wird gebeten, die Bilder baldmöglichst abzuholen” sollte man vermeiden. Es wäre nämlich sehr peinlich, wenn man sich beim Kunden, der sein Bild “baldmöglichst” abholen wollte, entschuldigen muß, weil das Bild nicht zum vereinbarten Termin fertig ist.
Um nachträglichen Beanstandungen vorzubeugen, könnte man unten auf dem Bestellformular folgenden Satz schreiben: “Bei Reklamationen ist dieser Bestellschein vorzulegen”. So ist der Einrahmer gegen nachträgliche Beanstandungen gesichert, denn es ist sehr unwahrscheinlich, daß der Kunde den Bestellschein aufhebt. Einige Einrahmer lassen den Kunden zur Bestätigung unterschreiben. Dies wäre empfehlenswert, um sich vom rechtlichen Standpunkt abzusichern, wird aber vom Kunden nicht immer gern gesehen. Noch weniger beliebt sind Klauseln, in denen der Einrahmer jegliche Haftung für eventuelle Schäden an den von ihm eingerahmten Bildern zurückweist. In Bestellformularen amerikanischer Einrahmer liest man oft folgende Schutzklausel, die der Kunde unterschreiben muß: “Ich ermächtige Sie hiermit zum Einrahmen der o. g. Arbeiten, unter Verwendung der oben beschriebenen Spezifikationen und Materialien. Ich weiß, daß die Arbeit mit großer Sorgfalt ausgeführt wird und werde keine Schadenersatzforderungen stellen, die den Handelswert der Arbeiten übersteigen. Ich habe zur Kenntnis genommen, daß das Geschäft für Arbeiten, die nicht innerhalb von 30 Tagen nach dem vereinbarten Termin abgeholt werden, keine Verantwortung übernimmt”.
Angesichts der zunehmenden Bedeutung der konservierenden Bildeinrahmung kommt es heutzutage nicht selten vor, daß Einrahmer, vor allem in Amerika, eine im Bestellformular enthaltene Erklärung unterschreiben lassen, in der der Kunde ausdrücklich akzeptiert, daß sein Bild nicht mit konservierenden Einrahmungstechniken eingerahmt wird. Dies wäre in den meisten europäischen Ländern jedoch übertrieben.

Die ästhetische Seite des Bestellformulars - (Seitenanfang)
Wie sollte das Bestellformular vom ästhetischen Standpunkt aussehen? Es muß vor allem einen ordentlichen und effizienten Eindruck machen. Es handelt sich um ein Dokument, das dem Kunden ausgehändigt wird und das somit auch als Werbemittel für den Einrahmer dienen muß. Beim Entwerfen eines Bestellformulars stellt sich z. B. die Frage, ob dieses Formular nur einen Rahmen enthalten soll oder mehrere. In Amerika wird sehr oft für jeden Rahmen ein eigenes Bestellformular erstellt. Selbst der PPFA, der amerikanische Einrahmerverband, liefert vorgedruckte Bestellscheine, in die man nur einen Rahmen eintragen kann. So hat man viel mehr Platz für die Beschreibung der Daten. Außerdem kann man jedem Rahmen eine Kopie seines Bestellscheines beilegen, die den Rahmen auf seinem gesamten “Fertigungsweg” begleitet. Der Nachteil besteht in der Tatsache, daß man oft für den gleichen Kunden mehrere Bestellformulare braucht. Die durchschnittliche Anzahl der Bilder, die ein Kunde jedesmal zum Einrahmen bringt, beträgt nämlich ca. 2. Ein weiterer Nachteil besteht in den Kosten der Formulare, die natürlich höher sind, wenn für jeden Rahmen ein eigenes Formular ausgefüllt werden muß. Als Alternative bieten sich Formulare an, in die man drei oder vier Rahmen eintragen kann. In diesem Fall steht nur begrenzt Platz zur Verfügung, aber dafür kann man fast immer alle Bilder des gleichen Kunden in ein- und dasselbe Formular eintragen.
Eine dritte Alternative sind Bestellformulare, in denen für jeden Rahmen nur eine Zeile zur Verfügung steht, wobei für jedes Element des Rahmens jeweils eine Spalte vorgesehen ist. So kann man sehr viele Rahmen eingeben, obwohl der Platz sehr begrenzt ist.
Der Bestellschein sollte nicht weiß sein, damit der Kunde ihn unter den zahlreichen Papieren, die er gewöhnlich in seiner Brieftasche bzw. Handtasche hat, leicht erkennen kann. Wenn der Kunde seine Bilder abholt, können Sie ihm die Suche erleichtern, während er in seiner Tasche kramt, indem Sie sagen: “Das ist ein grüner Zettel”. Für die Methode der Dateneingabe gibt es zwei Alternativen:

Soll man die Bestellformulare fertig kaufen oder eigene drucken lassen? - (Seitenanfang)
Das hängt vor allem vom Arbeitsvolumen des Geschäftes ab, also von der Anzahl der Bestellformulare, die jeden Tag ausgefüllt werden. Das Drucken eigener Formulare lohnt sich bei mindestens 7-8 Formularen pro Tag (ca. 2000 pro Jahr). Bei geringerem Verbrauch sollte man die Formulare fertig kaufen. Hier ist jedoch noch folgendes zu berücksichtigen: wenn ein Einrahmer mehr als 7-8 Bestellscheine pro Tag ausfüllt, dann bedeutet das, daß sein Arbeitsvolumen die Anschaffung eines Personal Computer und eines Computerprogramms für sein Geschäft rechtfertigen würde. Wenn man einen Computer hat, dann erübrigt sich nämlich das Problem der Bestellformulare, denn die bereits vollständig ausgefüllten Bestellscheine mit sämtlichen Daten und Preisen können dann direkt mit dem Computer gedruckt werden.

Die Auftragsprozedur - (Seitenanfang)
Das Bestellformular wird in zwei- oder dreifacher Ausführung angefertigt, je nach der internen Organisation des Einrahmers. Wenn man nur zwei Kopien hat, kann man sich jedoch bei Bedarf jederzeit noch eine zusätzliche Kopie machen. Im allgemeinen erhält der Kunde das Original, aber einige Einrahmer geben ihm lieber die Kopie und behalten das Original, weil die Daten dort besser lesbar sind. Eine Kopie wird provisorisch zusammen mit den Bildern aufbewahrt. Die anschließenden Phasen der Arbeitsprozedur sind je nach Organisation des Einrahmers ziemlich verschieden. Wir empfehlen die folgende Prozedur, die sich bei uns schon seit vielen Jahren bewährt hat:
Die einzurahmenden Bilder werden in vorher numerierte und mit Code versehene Regale oder Schubladen gelegt. Auch die Rahmen legt man nach dem Schneiden und Heften bis zu ihrer Fertigstellung in dieselben oder in getrennte Regale. Im Bestellschein notiert man die Nummer des Regals und legt den Bestellschein dann in einen Behälter, in dem alle Bestellscheine gesammelt und nach Abholtermin geordnet sind. Dieser Behälter ermöglicht auch die Gliederung nach Wochentagen: der erste Abschnitt enthält alle Bestellformulare, die nächsten Montag abgeholt werden; der zweite Abschnitt enthält die Bestellformulare, die nächsten Dienstag abgeholt werden usw. Dies setzt voraus, daß die Lieferfrist nicht länger ist als sieben Tage. Der Behälter für die Bestellscheine ist so beschaffen, daß der Name des Kunden sofort sichtbar ist, um die Suche zu erleichtern. Auf der Basis der Abholtage fertigt man dann die Rahmen an. Der Behälter dient also auch als Übersicht über die Arbeitsmenge der nächsten Tage und ermöglicht eine bessere Arbeitsplanung. Wenn die Rahmen eines Bestellscheines fertig sind, dann werden sie in ein Regal für fertige Arbeiten gelegt. Es könnte auch das gleiche Regal sein, in dem sie während der Bearbeitung aufbewahrt wurden: dies hängt von der Organisation des Einrahmers ab. Wenn die Arbeiten fertig sind, legt man die entsprechenden Bestellscheine in einen anderen Behälter, der nur abholfertige Bestellscheine enthält. In diesem Behälter sind die Bestellscheine in alphabetischer Reihenfolge nach Kunden geordnet. Wenn der Kunde die fertige Arbeit abholt und seine Kopie des Bestellscheines vorlegt, sucht man unter den abholfertigen Bestellscheinen die entsprechende Kopie. Auf dieser Kopie steht die Nummer des Regals, in dem sich die fertigen Rahmen befinden.
Ein anderes Verfahren schlägt Paul Frederick in seinem Buch “The Framer’s Book” vor. Zum Ablegen der einzurahmenden Bilder verwenden Sie zehn Schubladen, die Sie von 1 bis 10 numerieren. In die Schublade No. 1 legen Sie alle Bilder mit Bestellscheinen, deren Nummer mit 1 endet (z. B. Bestellschein No. 14361). In die Schublade No. 2 legen Sie die Bestellscheine, deren Nummer mit 2 endet (z. B. Bestellschein No. 14362) usw. Wenn die Arbeiten fertig und verpackt sind, schreiben Sie außen auf die Verpackung die letzten zwei Ziffern der Nummer des Bestellscheines; dann legen Sie die Arbeit nach dem gleichen Prinzip in das Regal für fertige Arbeiten. Bei Eintreffen des Kunden lesen Sie auf dem Bestellschein die letzten zwei Ziffern ab und nehmen das Bild aus dem Regal.