Rivista IL CORNICIAIO: La bolla di accettazione dei lavori

Tutti i lavori iniziano con la bolla e finiscono con la bolla: tra l’inizio e la fine è ancora la bolla che serve come guida. Il corniciaio non dovrebbe ignorare la sua importanza.

Secondo una nostra statistica la bolla viene compilata solamente dal 25% circa dei corniciai. Spesso i dati vengono trascritti su foglietti volanti qualsiasi oppure sul retro della stampa o del quadro da incorniciare. Eppure la bolla di accettazione è molto importante per l’organizzazione del corniciaio e per la sua immagine nei confronti della clientela.
La bolla di accettazione può essere fatta manualmente oppure a mezzo computer, se il corniciaio usa un programma per corniciai. I dati che deve contenere sono però essenzialmente gli stessi e cioè:

•		I dati del corniciaio: denominazione del negozio, indirizzo, numero di telefono. Se si utilizzano dei moduli prestampati senza intestazione, bisogna apporre nello spazio apposito il timbro del corniciaio che contenga questi dati.
•		I dati del cliente: almeno il nome, cognome e il numero di telefono. Se il cliente non ha telefono bisogna chiedere l’indirizzo dell’abitazione. In questo caso comunque ci sarà qualche difficoltà a rintracciarlo nel caso non venga a ritirare i quadri; sarebbe bene perciò chiedere al cliente se può lasciare un numero di telefono in cui possa essere rintracciato (per esempio il telefono della ditta dove lavora oppure il telefono di un amico o di un congiunto). Se si tratta di un nuovo cliente, sarebbe bene inserire anche il suo indirizzo, che può tornare utile in varie circostanze. A volte però i clienti non sono tanto disposti a declinare volentieri il proprio indirizzo.
•		La descrizione del tipo di quadro da incorniciare (fotografia, diploma, puzzle, ricamo ecc.). Questo dato risulta prezioso soprattutto in caso di ricerca del quadro.
•		I dati delle cornici. Per ogni cornice devono essere indicati almeno i dati essenziali necessari per la sua realizzazione e cioè:

	-	Modello dell’asta, cioè il numero di codice dell’asta che dovrebbe essere sempre indicato nel retro dei campioni ad angolo che esponiamo in negozio.
	-	Misure della cornice. Si parla sempre di misura interna della cornice che equivale alla misura del vetro. In effetti alla misura interna della cornice bisognerà aggiungere un paio di millimetri per avere un po’ di gioco.
	-	Passepartout (tipo, colore, filetto interno, eventuali decorazioni). Le dimensioni del passepartout (misura esterna, misura interna, larghezza) potrebbero anche non essere inserite se sarà la stessa persona che ha preso l’ordine a preparare il passepartout. Se invece il passepartout sarà fatto da un’altra persona del laboratorio bisogna inserire dettagliatamente tutte le misure.
	-	Vetro (normale, antiriflesso, vetro plastico, senza vetro)
	-	Eventuali lavorazioni aggiuntive come: incollaggio del quadro al supporto, tensione del ricamo, applicazione di fissativo, verniciatura o pulizia del dipinto, e così via.

•	Il prezzo. Il calcolo del prezzo non viene trattato in questo articolo. Qui vogliamo solamente sottolineare l’importanza di comunicare il prezzo al cliente prima di effettuare il lavoro e non dopo, per evitare sorprese e contestazioni. Il prezzo va quindi inserito chiaramente nella bolla. Anche eventuali sconti, se ce ne sono, vanno indicati nella bolla. Il prezzo potrebbe essere inserito dettagliatamente, per ogni elemento della cornice (cornice vuota, passepartout, vetro, applicazione del quadro alla cornice, eventuali lavorazioni aggiuntive), oppure solamente come totale. Nel primo caso non si corre il rischio di dimenticare qualche elemento della cornice ma c’è tuttavia una certa probabilità di intavolare una sgradevole discussione con il cliente sui singoli prezzi dei vari elementi.
•	L’acconto versato (se viene versato ovviamente). Questo è un argomento che non è molto gradito ai corniciai. Secondo le nostre statistiche, pochi corniciai infatti chiedono l’acconto. Eppure sarebbe buona abitudine quella di far versare regolarmente un acconto.
•	La data di ricevimento dei quadri da incorniciare.
•	Il termine previsto di riconsegna del lavoro finito. Anche questo dato è molto importante. Ancora più importante però è il rispetto del termine di consegna promesso. Il termine consigliabile è di una settimana. Se va oltre questo limite, il cliente perde l’entusiasmo che aveva al momento di portare il quadro a incorniciare e potrebbe anche dimenticarsene.
•	Il nome della persona che ha trattato con il cliente. Questo è particolarmente utile quando in negozio ci sono più commessi. Se il cliente telefona, deve conoscere il nome della persona con la quale ha trattato. Anche la persona che in laboratorio realizzerà materialmente la cornice deve sapere chi è che ha trattato con il cliente, nel caso debba chiedere dei chiarimenti sul lavoro affidato.

Clausole di salvaguardia per il corniciaio
In alcune bolle di accettazione si leggono delle frasi perentorie e dal contenuto minacciose del tipo: “Dopo 6 mesi dal termine di consegna i quadri diventano di nostra proprietà”. “Non siamo responsabili per eventuali furti o danneggiamenti dei quadri ricevuti dai clienti”. Sono queste delle formule che non hanno alcun valore legale e inoltre irritano il cliente. Sarebbe invece opportuno assicurarsi con una compagnia di assicurazioni contro il furto e il danneggiamento di opere ricevute dai clienti. Una frase del tipo: “I quadri ricevuti in consegna dai clienti sono assicurati contro furti e danneggiamenti “ sarebbe molto più apprezzata dalla clientela. Non sono consigliabili neanche frasi come: “Si prega di venire a ritirare i quadri tempestivamente”. Sarebbe alquanto imbarazzante giustificarsi con il cliente, venuto “tempestivamente” a ritirare il quadro, se questo non fosse pronto nei termini fissati. Una scritta da apporre in fondo alla bolla per ridurre le future contestazioni potrebbe essere: “Per tutti gli eventuali reclami è necessaria la presentazione di questa bolla”. Il corniciaio è così salvaguardato da contestazioni che potrebbero insorgere dopo qualche tempo poiché è molto improbabile che i clienti conservino la bolla. Alcuni corniciai fanno firmare la bolla al cliente per conferma. Ciò sarebbe consigliabile per salvaguardarsi dal punto di vista legale, ma non sempre la cosa è gradita dal cliente.

Il lato estetico della bolla
Dal punto di vista estetico come deve presentarsi la bolla? Innanzitutto deve dare un’impressione di ordine e di efficienza. È un documento che finisce nelle mani del cliente e deve svolgere anche funzioni di mezzo promozionale e pubblicitario per il corniciaio.
Uno dei dubbi quando si disegna una bolla di accettazione è se predisporla per una sola cornice o per più cornici. In America è abbastanza frequente trovare una bolla per ogni cornice. La stessa PPFA, l’associazione dei corniciai americani, fornisce delle bolle prestampate che prevedono l’inserimento di una sola cornice. In tale modo c’è molto più spazio per la descrizione dei dati. Inoltre una copia della bolla può seguire la cornice per tutto il suo tragitto. Lo svantaggio consiste nel fatto che spesso sarebbero necessari più moduli per lo stesso cliente. Risulta infatti che il numero medio di cornici che un cliente porta a incorniciare ogni volta è di 2 cornici circa. Un altro svantaggio è dato dal costo dei moduli, che ovviamente è più alto se deve essere compilato per ogni tipo di cornice.
Un’alternativa è costituita dai moduli che hanno lo spazio per l’inserimento di tre o quattro cornici. In tal caso lo spazio deve essere più limitato, ma in compenso quasi sempre si riesce a inserire tutti i quadri consegnati in una unica soluzione.
Una terza alternativa è costituita dalle bolle che hanno solamente una riga per ogni cornice, con varie colonne: una per ogni elemento della cornice. Si può così inserire una quantità enorme di cornici anche se lo spazio è molto ristretto.
Sarebbe bene che il colore della bolla non fosse bianco, per non confondersi con tutte le altre carte che solitamente si trovano nei portafogli degli uomini o nelle borsette delle donne.
Quando il cliente viene a ritirare i quadri, mentre cerca disperatamente la bolla, potete agevolarlo dicendo: “È un foglietto verde”.
Per quanto riguarda il metodo di inserimento dei dati ci sono due alternative:

•		Ampi spazi in bianco dedicati all’inserimento descrittivo di tutti i dati e di tutte le note e spiegazioni riguardanti la cornice. Questo tipo di bolla concede grande flessibilità nelle descrizioni dei dati ed è particolarmente adatto a lavorazioni particolari che non possono essere facilmente standardizzabili. Non è però adatto al personale di vendita inesperto.
•		Caselle ben delimitate per ogni elemento della cornice. A volte le risposte sono prestampate e il corniciaio deve solo spuntare la risposta giusta. Questo genere di bolla è più adatto a negozi con più commessi, non sempre esperti. Dovendo compilare tutte le caselle prestampate, con l’indicazione di tutti gli elementi della cornice, è impossibile dimenticare qualcosa. Inoltre se il lavoro viene svolto in laboratorio da una persona diversa da quella che ha preso l’ordine, questo sistema è più adatto perché si presta meno a malintesi.

La procedura dell’ordine
La bolla va compilata in due o tre copie, a seconda dell’organizzazione interna del corniciaio. Al cliente andrebbe consegnato l’originale, ma c’è chi preferisce consegnargli una copia e tenere per se l’originale in quanto i dati sono più leggibili. Una copia va tenuta provvisoriamente assieme ai quadri. Le successive fasi della procedura di lavorazione possono variare molto a seconda del tipo di organizzazione del corniciaio. Una procedura che ci sentiamo di consigliare perché l’abbiamo utilizzata per molti anni è la seguente:
I quadri da incorniciare vanno messi in determinati scaffali o cassetti, che sono stati preventivamente numerati e codificati. Anche le cornici, man mano che vengono tagliate e assemblate in attesa di essere completate, vanno messe negli stessi scaffali oppure in altri scaffali appositi. Nella bolla annotiamo il riferimento dello scaffale e poi la inseriamo in un contenitore di bolle in ordine di termine previsto di consegna. Il contenitore così permette anche di avere una sezione dedicata ad ogni giorno della settimana: la prima sezione contiene tutte le bolle che dovranno essere consegnate il prossimo lunedì; la seconda sezione contiene le bolle da consegnare il prossimo martedì e così via. Ciò però presuppone che il termine di consegna non ecceda normalmente i sette giorni. Il contenitore di bolle è fatto in modo da lasciare visibile il nome del cliente per facilitare le ricerche. Man mano che si avvicina il giorno di consegna bisogna procedere alla preparazione delle cornici. Il contenitore così serve anche per avere una visione panoramica del volume di consegne per i giorni successivi e per programmare meglio il lavoro. Quando le cornici relative ad una bolla sono completate, vanno depositate in uno scaffale di lavori finiti. Potrebbe anche essere lo stesso scaffale in cui erano state messe durante la lavorazione; dipende dall’organizzazione del corniciaio. Quando i lavori sono finiti le bolle vanno spostate in un altro contenitore, quello appunto delle cornici finite pronte per la consegna. In tale contenitore le bolle vengono ordinate in ordine alfabetico di cliente. Quando il cliente viene a ritirare il lavoro finito consegna la sua bolla e con tale bolla cerchiamo la nostra copia nel contenitore. Su tale bolla leggiamo il riferimento dello scaffale in cui le cornici sono state depositate e le preleviamo.