Toată munca începe cu bonul și se termină cu bonul: între început și sfârșit tot bonul este cel care servește drept ghid. Rămarul nu ar trebui să-i ignore importanța.
Conform statisticilor noastre, bonul este completat doar de aproximativ 25% dintre rămari. Adesea datele sunt transcrise pe orice pliant liber sau pe versul imaginii care urmează să fie înrămată. Cu toate acestea, bonul de acceptare este foarte important pentru organizarea rămarului și pentru imaginea acestuia față de clienți.
Bonul de acceptare se poate face manual sau pe calculator, dacă rămarul folosește un program pentru rămari. Cu toate acestea, datele pe care trebuie să le conțină sunt în esență aceleași, și anume:
|
• |
|
Datele rămarului: numele magazinului, adresa, numărul de telefon. Dacă utilizați formulare pretipărite fără antet, trebuie să puneți ștampila rămarului care conține aceste date în spațiul prevăzut. |
|
• |
|
Datele clientului: cel puțin numele, prenumele și numărul de telefon. |
|
• |
|
Descrierea tipului de pictură de înrămat (fotografie, diplomă, puzzle, broderie etc.). Aceste date sunt deosebit de valoroase în cazul unei căutări a picturii. |
|
• |
|
Datele cadrelor. Pentru fiecare cadru trebuie indicate cel puțin datele esențiale necesare realizării lui și anume: |
|
|
- |
Modelul de profil, adică numărul codului de profil care ar trebui să fie întotdeauna indicat pe spatele mostrelor de colț pe care le expunem în magazin. |
|
|
- |
Măsurile cadrului. Vorbim mereu despre dimensiunea interioară a cadrului care este echivalentă cu dimensiunea sticlei. De fapt, la dimensiunea internă a cadrului trebuie să adăugați câțiva milimetri pentru a avea un pic de joc. |
|
|
- |
Passepartout (tip, culoare, fir interior, orice decorațiuni). Dimensiunile passepartout-ului (măsura externă, măsura internă, lățime) poate nici măcar să nu fie introduse dacă va fi aceeași persoană care a luat comanda pentru pregătirea passepartout-ului. Dacă, în schimb, passepartout-ul va fi făcut de o altă persoană din laborator, toate măsurătorile trebuie introduse în detaliu. |
|
|
- |
Sticlă (sticlă normală, antireflex, plastic, fără sticlă) |
|
|
- |
Orice prelucrare suplimentară precum: lipirea tabloului pe suport, tensionarea broderii, aplicarea fixativului, lăcuirea sau curățarea tabloului etc. |
|
• |
Prețul. Calcularea prețului nu este cuprinsă în acest articol. |
|
• |
Avansul plătit (dacă este plătit desigur). Acesta este un subiect care nu este foarte popular la rămari. Conform statisticilor noastre, puțini rămari cer de fapt un avans. Cu toate acestea, ar fi o practică bună să cereți un avans în mod regulat. |
|
• |
Data primirii tablourilor care urmează să fie înrămate. |
|
• |
Termenul preconizat pentru returnarea lucrării finalizate. Aceste date sunt, de asemenea, foarte importante. Cu toate acestea, este și mai important să respectați termenul de livrare promis. Termenul recomandat este de o săptămână. Dacă depășește această limită, clientul își pierde entuziasmul pe care l-a avut atunci când a adus tabloul la înrămat și poate chiar să uite de el. |
|
• |
Numele persoanei care a tratat cu clientul. Acest lucru este util în special atunci când există mai mulți funcționari în magazin. Dacă clientul sună, acesta trebuie să cunoască numele persoanei cu care a avut de-a face. Chiar și persoana care va realiza fizic cadrul în laborator trebuie să știe cine este cel care a avut de-a face cu clientul, în cazul în care acesta trebuie să ceară lămuriri asupra lucrării încredințate. |
Clauze de salvgardare pentru rămar
În unele bonuri de acceptare se pot citi fraze peremptorii cu conținut amenințător precum: „După 6 luni de la termenul de livrare, tablourile devin proprietatea noastră”. „Nu suntem responsabili pentru niciun furt sau deteriorare a tablourilor primite de la clienți”. Acestea dintre formulele nu au valoare legală și, de asemenea, irită clientul. În schimb, ar fi indicat să vă asigurați cu o companie de asigurări împotriva furtului și deteriorarii lucrărilor primite de la clienți. O frază de genul: „Tablourile primite de la clienți sunt asigurate împotriva furtului și a deteriorarii“ ar fi mult mai apreciată de clienți. Chiar și fraze precum: „Vă rugăm să veniți și să ridicați cu promptitudine tablourile” nu sunt recomandabile. Ar fi oarecum jenant să te justifici cu clientul, care a venit „prompt” să ridice tabloul, dacă acesta nu era pregătit în termenul stabilit. O inscripție care să fie plasată în partea de jos a bonului pentru a reduce disputele viitoare ar putea fi: „Pentru toate reclamațiile posibile este necesară prezentarea acestui bon”. Rămarul este astfel protejat de disputele care ar putea apărea după un timp, deoarece este foarte puțin probabil ca clienții să păstreze bonul. Unii rămari îi pun pe clienți să semneze bonul pentru confirmare. Acest lucru ar fi indicat pentru a te proteja din punct de vedere legal, dar acest lucru nu este întotdeauna apreciat de client.
Partea estetică a bonului
Din punct de vedere estetic, cum ar trebui să apară bonul? În primul rând, trebuie să dea o impresie de ordine și eficiență. Este un document care ajunge în mâinile clientului și trebuie să îndeplinească și funcțiile de mediu de promovare și publicitate pentru rămar. Una dintre îndoielile atunci când faceți un bon de acceptare este dacă să îl pregătiți pentru un singur cadru sau pentru mai multe cadre. În America este destul de comun să găsești câte un bon pentru fiecare cadru. Însuși PPFA, asociația rămarilor americani, oferă bonuri pretipărite care necesită inserarea unui singur cadru. În acest fel există mult mai mult spațiu pentru descrierea datelor.
În plus, o copie a bonului poate urma cadrul pe întreaga sa călătorie. Dezavantajul este că mai multe module ar fi adesea necesare pentru același client. De fapt, se dovedește că numărul mediu de cadre pe care un client le aduce la înrămat de fiecare dată este de aproximativ 2 cadre. Un alt dezavantaj este costul modulelor, care evident este mai mare dacă trebuie completat pentru fiecare tip de cadru.
O alternativă o constituie modulele care au spațiu pentru introducerea a trei sau patru cadre. În acest caz spațiul trebuie să fie mai limitat, dar pe de altă parte este aproape întotdeauna posibil să se introducă toate tablourile livrate într-o singură soluție.
O a treia alternativă o constituie bonurile care au un singur rând pentru fiecare cadru, cu diverse coloane: câte una pentru fiecare element al cadrului. În acest fel este posibil să se introducă o cantitate imensă de rame chiar dacă spațiul este foarte limitat.
Ar fi bine ca culoarea bonului să nu fie albă, pentru a nu fi confundată cu toate celelalte hârtii care se găsesc de obicei în portofelele bărbaților sau gențile de damă. Când clientul vine să ridice tablourile, în timp ce caută cu disperare bonul de plată, îl poți ajuta spunând: „Este o bucată de hârtie verde”.
În ceea ce privește metoda de introducere a datelor, există două alternative:
|
• |
|
Spații libere mari dedicate inserării descriptive a tuturor datelor și a tuturor notelor și explicațiilor referitoare la cadru. |
|
• |
|
Spații bine definite pentru fiecare element al cadrului. |
Procedura de comandă
Bonul trebuie completat în două sau trei exemplare, în funcție de organizarea internă a rămarului. Originalul ar trebui să fie dat clientului, dar există cei care preferă să îi dea o copie și să păstreze originalul pentru el, deoarece datele sunt mai lizibile. O copie trebuie păstrată provizoriu împreună cu tablourile. Etapele ulterioare ale procedurii de prelucrare pot varia foarte mult în funcție de tipul de organizare al rămarului. O procedură pe care am dori să o recomandăm pentru că o folosim de mulți ani este următoarea:
Tablourile care urmează să fie înrămate trebuie așezate în anumite rafturi sau sertare, care au fost numerotate și codificate în prealabil. Chiar și ramele, pe măsură ce sunt tăiate și asamblate așteptând să fie finalizate, trebuie așezate în aceleași rafturi sau în alte rafturi speciale. Notăm referința la raft în bonul de livrare și apoi o plasăm într-un recipient pentru bonul de livrare în ordinea timpului de livrare estimat. Recipientul vă permite astfel și să aveți o secțiune dedicată fiecărei zile a săptămânii: prima secțiune conține toate bonurile care urmează să fie livrate lunea viitoare; a doua secțiune conține bonurile de livrare care urmează să fie livrate marțea viitoare și așa mai departe. Totuși, aceasta presupune că timpul de livrare nu depășește în mod normal șapte zile. Recipientul cu bonuri este conceput pentru a lăsa vizibil numele clientului pentru a facilita căutările. Pe măsură ce se apropie ziua livrării, este necesară pregătirea ramelor. Recipientul servește astfel și pentru a avea o vedere panoramică a volumului livrărilor pentru zilele următoare și pentru a planifica mai bine lucrarea. Când ramele aferente unui bon sunt finalizate, acestea trebuie depuse într-un raft de lucrări finite. Ar putea fi, de asemenea, același raft pe care au fost așezate în timpul procesării; depinde de organizarea rămarului. Când lucrarea este terminată, bonurile trebuie mutate într-un alt recipient, cel al ramelor finite gata de livrare. În acest recipient, bonurile sunt sortate în ordine alfabetică după client. În momentul în care clientul vine să ridice lucrarea finită, își livrează bonul de livrare și cu acest bon de livrare căutăm copia noastră în recipient. Pe acest bon citim referința raftului în care au fost depuse ramele și le scoatem.